Virossa yrityskauppa hoidetaan aina virolaisen notaarin kautta. Notaari on ns. kaupanvahvistaja, joka todistaa eri osapuolien henkilöllisyyden ja asiakirjojen oikeellisuuden. Notaari valmistelee kauppakirjan, mutta toki kaupan osapuolien tulee ensin lähettää kaupan perustiedot notaarille.
Virallinen kauppakirja on viroksi, mutta sen voi halutessaan käännättää esim suomeksi. Jotkut notaarit puhuvat suomea ja voivat kääntää sopimuksen kaupantekotilaisuudessa suullisesti suomeksi.
Notaarissa voi samalla pitää yhtiökokouksen, jossa muutetaan esim. yrityksen hallitus ja yhteystiedot. Sitä varten tulee lähettää pöytäkirja etukäteen notaariin. Muutokset menevät läpi kaupparekisteristä n. viiden työpäivän aikana.
Notariaattijärjestelmä tekee yrityskaupan teosta turvallisen, koska notaari on puolueeton valtion määräämä kaupanvahvistaja, joka tarkistaa kaupan taustatiedot perusteellisesti.
Jos itse ei pääse paikanpäälle notaariin Viroon, voi kaupan hoitaa etänä valtakirjalla. Valtakirjan tulee olla viroksi tai se tulee käännättää virallisella kääntäjällä viroksi. Valtakirjassa tulee olla myös apostille, muuten se ei ole kansainvälisesti voimassa. Valtakirja tulee olla tehty ammattimaisesti ja huolella, muuten notaari ei välttämättä hyväksy sitä.
Jos myyt virolaisen yrityksesi, ja olit naimisissa, kun perustit yrityksen, sitten myyntiä varten tarvitaan lupa aviopuolisoltasi ja siviilisäätytodistus, josta näkyy, että olitte silloin naimisissa. Viron lain mukaan omistukset yrityksissä ovat avioparin yhteistä omaisuutta ja sen takia omistuksia ei saa myydä ilman toisen aviopuolison lupaa. Aviopuoliso voi tulla antamaan luvan Viroon notaarin tai allekirjoittaa sitä varten valtakirjan Suomen maistraatissa.
Suosittelemme käyttämään ammattilaisen apua, kun suunnittelet ostaa tai myydä virolaisen yrityksen. Näin yritys Viroon onnistuu helpoiten. Yrityskaupan tekeminen Virossa on erittäin looginen prosessi, mutta ensikertalaiselle voi tulla eteen monia sudenkuoppia.
