Virolaisen yrityksen kirjanpito ei tarkoita vain kuittien tallentamista. Virossa rekisteröidyn yhtiön, kuten OÜ:n eli osaühingin, on dokumentoitava liiketapahtumansa, pidettävä kirjanpitonsa asianmukaisesti ja laadittava vuosittain vuosiraportti. Suomessa asuvalle yrittäjälle tärkeää on ymmärtää sekä Viron paikalliset kirjanpitosäännöt että se, ettei virolaisen yhtiön kirjanpito yksin ratkaise omistajan henkilökohtaista verotusta tai muita Suomeen liittyviä velvoitteita.
Kuka on kirjanpitovelvollinen Virossa?
Virossa kirjanpitovelvollisia ovat muun muassa oikeushenkilöt ja elinkeinonharjoittajina rekisteröidyt luonnolliset henkilöt. Kirjanpidon tavoitteena on tuottaa ajantasaista, olennaista, objektiivista ja vertailukelpoista tietoa yrityksen taloudellisesta asemasta ja tuloksesta. Kirjanpitovelvollisen on dokumentoitava liiketapahtumat, kirjattava ne kirjanpitorekistereihin ja laadittava vuosiraportti.
Käytännössä yhtiön on huolehdittava siitä, että myynnit, ostot, pankkitapahtumat, palkat, lainat, omistajien kanssa tehdyt liiketoimet ja muut taloudelliset tapahtumat näkyvät kirjanpidossa asianmukaisesti. Kirjanpito on järjestettävä niin, että tapahtumien tausta voidaan tarvittaessa todentaa tositteista ja muista yhtiön asiakirjoista.
Tositteet ja kirjanpidon arki
Jokaisella kirjanpitomerkinnällä tulee olla taustallaan liiketapahtumaa osoittava tosite tai tositteisiin perustuva yhteenveto. Tositteesta pitää käydä riittävästi ilmi, mitä tapahtui ja milloin; tositteen ja kirjauksen on myös oltava yhdistettävissä toisiinsa. Viron kirjanpitolaki edellyttää liiketapahtumien kirjaamista kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteella.
Hyvä käytäntö on toimittaa kirjanpitäjälle tositteet säännöllisesti, pitää henkilökohtaiset ja yhtiön menot erillään sekä kirjata liiketoimen tarkoitus selkeästi. Jos yhtiö toimii useassa maassa tai käyttää useita maksupalveluja, on erityisen tärkeää, että laskut, sopimukset, pankkitapahtumat ja mahdolliset valuuttamääräiset tositteet voidaan yhdistää oikeaan liiketoimeen.
Kirjanpidon tositteita ja muita keskeisiä kirjanpitoaineistoja on säilytettävä seitsemän vuotta laissa säädetystä ajankohdasta lukien. Säilyttämisen on myös mahdollistettava aineiston lukeminen ja esittäminen säilytysajan kuluessa.
Tilinpäätös: määräaika ja sisältö
Virolaisen yrityksen on laadittava päättyneeltä tilikaudelta vuosiraportti. Se koostuu pääsääntöisesti tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta. Pien- ja mikroyrityksille voidaan soveltuvin edellytyksin laatia lyhennetty tilinpäätös; mikroyritys voi tietyissä tilanteissa laatia vuosiraportin, joka sisältää vain tilinpäätöksen.
Tavallisen yrityksen vuosiraportti on lähtökohtaisesti jätettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos tilikausi päättyy kalenterivuoden lopussa, määräaika on yleensä seuraavan vuoden kesäkuun loppu. Erityisaloihin tai tietynlaisiin yrityksiin voi liittyä poikkeavia vaatimuksia, joten oman yhtiön määräaika kannattaa tarkistaa erikseen.
Vuosiraportti toimitetaan sähköisesti Viron e-ärirekisterin kautta. Raportin laatimiseen ja toimittamiseen voidaan valtuuttaa toinen henkilö.
Viron kirjanpitolain mukaan tilikausi on tavallisesti 12 kuukautta, ja lähtökohtana on kalenterivuosi, jollei yhtiön perustamisasiakirjoissa tai muussa sitä koskevassa asiakirjassa määrätä toisin. Tietyissä tilanteissa tilikausi voi olla lyhyempi tai pidempi, mutta enintään 18 kuukautta.
Millä kielellä vuosiraportti laaditaan?
Virossa rekisteröidyn yhtiön lakisääteiset raportit toimitetaan viroksi. Myös Viron tilinpäätös laaditaan viroksi. Yhtiö voi tarvittaessa laatia lisäksi esimerkiksi suomenkielisen raportin omistajille tai konsernin sisäiseen käyttöön, mutta se ei korvaa viranomaiselle toimitettavaa raporttia. Viron kaupparekisterin sivustolla voi laatia tilinpäätöksen englanniksi, mutta virallinen tilinpäätös on kuitenkin viroksi.
Tämä on suomalaiselle omistajalle käytännön huomio: vaikka yhtiön tositteet ja yhteydenpito kirjanpitäjän kanssa olisivat suomeksi tai englanniksi, viranomaisraportointiin tarvitaan asianmukaiset vironkieliset tiedot. Veroviranomainen voi lisäksi vaatia muunkielisistä kirjanpito- tai verotusaineistoista vironkielisen käännöksen.
Virolaisen yrityksen kirjanpito ja yhtiön tuloverotus
Viron yhtiöverotuksen olennainen piirre on, että yhtiön voittoa verotetaan pääsääntöisesti silloin, kun sitä jaetaan. Jaetusta voitosta, esimerkiksi osingosta, yhtiölle voi syntyä tuloverovelvollisuus. Tämä vaikuttaa myös kirjanpidon käsittelyyn: osinkoon liittyvä vero kirjataan kuluksi ja velaksi, kun osinko on julistettu, ei vain siksi, että yhtiölle on kertynyt jakokelpoista voittoa.
Tämä ei tarkoita, että yhtiö voisi sivuuttaa muut verotettavat maksut tai tapahtumat. Palkkoihin, luontoisetuihin, yritystoimintaan liittymättömiin menoihin ja muihin maksuihin voi liittyä omat vero- ja ilmoitusvelvollisuutensa. Kirjanpidon tehtävänä on auttaa tunnistamaan ja dokumentoimaan tapahtumat oikein; verokohtelu riippuu niiden todellisesta sisällöstä.
Suomessa asuvan omistajan kannattaa pitää erillään kolme kysymystä: miten virolainen yhtiö pitää kirjanpitonsa, milloin virolaiselle yhtiölle syntyy vero- tai ilmoitusvelvollisuus ja miten omistajan oma tilanne käsitellään Suomessa. Pelkkä OÜ:n perustaminen tai virolaisen kirjanpidon järjestäminen ei vastaa kaikkiin näihin kysymyksiin.
Mitä kirjanpitopalvelua valitessa kannattaa selvittää?
Ennen kirjanpitopalvelun aloittamista on hyödyllistä sopia ainakin seuraavista:
- mitä aineistoa yrittäjän pitää toimittaa ja missä muodossa
- miten tositteet toimitetaan ja kuinka usein
- sisältyvätkö kuukausikirjanpidon lisäksi vuosiraportti ja veroilmoitukset palveluun
- miten palkat, osingot ja omistajan kanssa tehdyt liiketoimet käsitellään
- kuka valvoo raporttien määräaikoja ja mitä asiakkaalta tarvitaan ennen raportointia
- miten suomenkielinen yhteydenpito ja vironkielinen viranomaisraportointi järjestetään.
Hyvin hoidettu Viron kirjanpito auttaa pitämään yrityksen taloustiedot järjestyksessä ympäri vuoden ja vähentää kiirettä vuosiraportin määräajan lähestyessä. Suomalaiselle yrittäjälle keskeistä on valita palvelu, jossa Viron paikalliset raportointivaatimukset ja rajat ylittävän yritystoiminnan käytännöt ymmärretään alusta lähtien.
